Avocats collaborateurs libéraux : Vos obligations déclaratives de la création à la cessation de votre activité

FÉLICITATIONS, VOUS AVEZ OBTENU BRILLAMMENT VOTRE CAPA ! VOUS AVEZ SOUVENT ENTENDU PARLER AUTOUR DE VOUS DES DÉMARCHES INTERMINABLES NÉCESSAIRES À LA CRÉATION DE VOTRE ACTIVITÉ PROFESSIONNELLE. EN TANT QU’AVOCATES FISCALISTES NOUS SOMMES PARTICULIÈREMENT SENSIBLES À CES PROBLÉMATIQUES ET ACCOMPAGNONS QUOTIDIENNEMENT NOS CLIENTS DANS L’ACCOMPLISSEMENT DE LEURS OBLIGATIONS FISCALES ET SOCIALES

Il n’est en effet pas évident d’appréhender les différentes étapes indispensables à l’affiliation auprès des organismes sociaux et d’avoir une visibilité globale des obligations déclaratives liées à la profession d’avocat auxquelles vous êtes soumis. C’est pourquoi, il vous est proposé un guide pratique afin de pouvoir les anticiper.

La déclaration de création d’activité

Une fois votre prestation de serment effectuée, vous devez procéder à la création de votre activité professionnelle. En effet, en tant qu’avocat collaborateur libéral, il convient de s’affilier auprès des organismes sociaux et d’être connu du service des impôts des entreprises du lieu de votre activité professionnelle (en principe lieu de domiciliation du cabinet avec lequel vous avez signé votre contrat de collaboration).
Pour ce faire, les premières démarches consistent à se rapprocher de l’Urssaf qui est le centre de formalité des entreprises compétent pour les avocats.

LA DÉCLARATION DE CRÉATION D’ACTIVITÉ

Vous trouverez sur le site internet www. vosdroits.service-public.fr le formulaire P0PL (cerfa N° 11768*03) qu’il conviendra de remplir et d’adresser à l’Urssaf en lettre recommandée avec accusé de réception afin de procéder à la création de votre activité.

En pratique, le traitement de votre demande par le service de l’Urssaf peut s’avérer être assez long. La date de début de l’activité (cadre 6) doit correspondre au jour de votre prestation de serment.

Pour un traitement « express » de votre demande, nous vous conseillons de vous déplacer dans un centre de l’Urssaf compétent pour qu’un agent procède directement à votre immatriculation. Il est conseillé de relire attentivement les données saisies par l’agent de l’Urssaf avant de signer votre document.

L’Urssaf transmettra alors les informations aux autres organismes sociaux (tels que  la CNBF et  le RSI) et au service des impôts des entreprises.  Ces derniers se rapprocheront de vous pour fixer les modalités de recouvrement des cotisations et des impôts et taxes telle que la TVA.
L’INSEE vous attribuera un numéro SIRET.

LA DEMANDE D’ACCRE

En tant que jeune avocat, vous pouvez demander à bénéficier la première année  d’une exonération partielle de vos cotisations sociales. Pour cela, nous vous conseillons de joindre à votre formulaire P0PL, celui de l’Accre (cerfa N° 13584*02) disponible également sur internet et d’envoyer un courrier commun à l’Urssaf. L’exonération vous sera accordée si vous répondez aux critères listés dans la notice du formulaire de l’Accre (Cerfa N° 51223#02) Si vous avez oublié de demander le bénéfice de l’Accre, ne perdez pas de temps car vous n’avez que 45 jours à compter de la création d’activité pour le faire !

Les obligations déclaratives fiscales, sociales et ordinales En votre qualité d’avocat libéral, vos revenus seront imposés dans la catégorie des bénéfices non commerciaux. Vous serez donc soumis à plusieurs obligations déclaratives.

LES OBLIGATIONS FISCALES

1) Déclarations de TVA

– En tant que prestataire de services, vous êtes obligatoirement assujetti à la TVA, sauf si votre chiffre d’affaires est inférieur à 42 600 € pour 2015, auquel cas vous bénéficiez automatiquement de la franchise en base.

– Vous ne pouvez ni émettre de facture avec TVA, ni récupérer la TVA afférente aux biens et services acquis par l’exercice de votre profession.

– Vous pouvez néanmoins choisir de ne pas bénéficier de la TVA en base, il faut alors l’indiquer au service des impôts des entreprises dès le début de l’activité.

– Le centre des impôts des entreprises vous attribuera un numéro de TVA intracommunautaire qui devra  figurer sur toutes vos notes d’honoraires.

– À compter du 1er janvier 2015, pour les professionnels relevant du régime réel simplifié à la TVA, les déclarations s’effectuent uniquement en ligne sur le site www.impots.gouv.fr espace professionnel.

– Deux acomptes par an seront à acquitter, un en juillet et un en décembre. Une déclaration annuelle devra être souscrite en avril de l’année qui suit en tenant compte des acomptes déjà versés et de la TVA récupérable.

2) Déclaration sur les revenus professionnels

– Vous avez l’obligation d’établir une déclaration de résultats qui consiste à déterminer votre revenu net imposable en retranchant des revenus bruts perçus au titre d’une année, une partie des cotisations sociales payées, ainsi que certains frais afférents à votre activité professionnelle.

– Si vous avez opté pour le régime de la déclaration contrôlée, vous avez également la possibilité, si vos recettes sont inférieures à 32 900 euros de bénéficier du régime micro-BNC. Dans ce cas, vous reportez le total de vos recettes dans votre déclaration générale des revenus sans déduire aucune charge et l’administration fiscale appliquera un abattement de 34% pour le calcul de votre impôt sur le revenu.

Tenue d’une comptabilité

Afin de pouvoir établir une déclaration de résultat (formulaire 2035), il convient de tenir une comptabilité précise sous forme de livre journal en version papier ou informatisé avec un logiciel homologué par l’administration fiscale. En cas de contrôle, l’administration fiscale se réserve le droit d’écarter une comptabilité qui n’est pas tenue selon la législation en vigueur. Tenir une comptabilité exige une rigueur quotidienne. Si vous souhaitez déléguer cette tâche à un comptable, les frais afférents à cette prestation pourront être déduits de votre résultat. Les associations de gestion agréées vous guideront dans la tenue de votre comptabilité. L’adhésion à une association de gestion agréée est fortement conseillée. Si vous choisissez de ne pas y adhérer, votre résultat net de frais sera majoré de 25 %. Les frais afférents à cette adhésion seront entièrement déductibles.

Ouverture d’un compte à usage professionnel

Afin de de distinguer  vos dépenses et recettes professionnelles il est nécessaire d’ouvrir auprès d’une banque un compte à usage professionnel.  Il peut s’agir d’un simple compte courant dédié à votre activité professionnelle. Cette séparation des comptes bancaires permet de cloisonner les procédures de contrôle qui émaneraient de l’administration fiscale et d’éviter des confusions entre vos dépenses / recettes personnelles et professionnelles. Votre compte professionnel vous servira aussi à provisionner des sommes qui seront nécessaires pour vous acquitter des charges sociales, de vos impôts et de la TVA.

La déductibilité des charges sociales afférentes à votre exercice professionnel

Comme précédemment indiqué, en qualité d’avocat vous êtes affilié à trois organismes sociaux : l’URSSAF, le RSI et la CNBF, auprès desquels vous serez amenés à cotiser tout au long de votre carrière.

L’URSSAF collecte les contributions sociales telles que la CGS/CRDS ainsi que les contributions d’allocation familiales. La partie déductible de vos cotisations payées à l’Urssaf correspond au montant payé au titre des allocations familiales et une partie de la CSG (5,1% en 2015). L’URSSAF offre la possibilité de vous créer un compte en ligne afin de pouvoir gérer vos paiements et d’obtenir à la fin de l’année un récapitulatif du montant déductible de vos cotisations versées.

Le RSI (Régime Social des Indépendants)  est le régime en charge des cotisations liées à l’assurance maladie/maternité. Il s’agit du régime de sécurité sociale des indépendants. Il conviendra de choisir entre la RAM ou PREVADIES qui sont des organismes qui se chargeront de vous rembourser vos frais de santé selon la législation en vigueur. La totalité des cotisations versées au RSI sont déductibles.

• La CNBF (Caisse Nationale des Barreaux Français) est un fond de retraite obligatoire pour les Avocats inscrits au Barreau. La totalité des cotisations versées à la CNBF sont déductibles.

• Les cotisations ordinales Les cotisations versées à l’ordre des avocats telles que les assurances responsabilité civile professionnelle, participation prévoyance et cotisations versées au conseil national des barreaux sont entièrement déductibles de votre résultat.

La déductibilité de vos frais afférents à votre activité professionnelle Les dépenses qui peuvent être déduites des recettes en vue de la détermination du bénéfice net sont celles nécessitées par la profession (BOIBNC-BASE-40-10). Elles doivent être effectivement acquittées au cours de l’année d’imposition.
Nous attirons votre attention sur le fait que toutes vos factures et justificatifs de paiement doivent être conservés afin d’être présentés à l’administration fiscale en cas de vérification de comptabilité. A titre indicatif, certains frais de représentation sont déductibles tels que : les repas d’affaires, les frais de congrès, une partie de vos repas individuels lorsque votre domicile est éloigné de votre lieu de travail (entre 4,6 euros et 17,9 euros pour l’année 2014).

Il est également possible de déduire de votre résultat, les fournitures de bureau et la documentation professionnelle, les petits outillages dont la valeur unitaire n’excède pas 500 euros HT. Lorsque la valeur des biens acquis est supérieure à 500 euros HT, lesdits biens ne sont pas déductibles mais doivent être immobilisés et répertoriés dans un registre des immobilisations. La déduction est alors étalée dans le temps. Par exemple, si vous achetez un ordinateur dont la valeur HT est supérieure à 500 euros, vous pouvez l’amortir de manière linéaire sur trois ans.

Les frais de déplacements (métro, taxi, train, avion, parking et péage, frais de séjour et d’hébergement) présentant un caractère professionnel sont aussi déductibles.
Si vous vous déplacez en voiture, il est possible d’appliquer un barème kilométrique fixé chaque année par l’administration fiscale ou d’opter pour la déduction des frais réels (tels que carburant, frais de dépenses d’entretien et réparation, primes d’assurances…).

Lorsque les dépenses ont un caractère mixte c’està-dire un usage privé et un usage professionnel, il convient de procéder à une ventilation pour affecter la part des dépenses afférente à l’exercice professionnel. Par exemple, votre facture de téléphone, ou votre loyer si une pièce de votre logement est dédiée à l’exercice de la profession. Concernant les personnes assujetties, la TVA acquittée à l’occasion de la plupart de ces dépenses professionnelles pourra être récupérée lors du dépôt de la déclaration de TVA récapitulative annuelle.NB : la TVA payée au titre des frais de transport et des repas individuels n’est pas récupérable. Après avoir retranché de votre revenu brut annuel  la partie déductible de vos charges sociales et de vos frais afférents à votre activité professionnelle, vous obtiendrez un résultat net imposable.

3) Déclaration générale des revenus

Le résultat net qui sera déterminé dans votre déclaration professionnelle sera à reporter sur le formulaire 2042 C PRO de la déclaration générale des revenus, dans la catégorie des bénéfices non commerciaux professionnels.
Si vous ne relevez pas du régime micro BNC (recettes annuelles supérieures à 32 900 euros pour 2014), votre résultat net sera à déclarer en case 5QC du formulaire 2042 C PRO. La date limite pour le dépôt papier de la déclaration générale des revenus 2014 est le 19 mai 2015. Cependant, les contribuables domiciliés à Paris qui choisissent de déposer une déclaration en ligne ont jusqu’au 9 juin 2015 pour le faire.

LES OBLIGATIONS SOCIALES ET ORDINALES

Afin de permettre un ajustement de vos cotisations sociales calculées sur la base de votre résultat annuel, il y a lieu d’établir une déclaration auprès du RSI, de la CNBF et de l’Ordre des Avocats.

1)La déclaration sociale des indépendants

La déclaration a adresser au RSI consiste à reporter en case XA le montant de votre bénéfice net déterminé dans votre déclaration 2035, en case XI le montant de vos cotisations sociales obligatoires et en case XJ, le montant de vos cotisations sociales facultatives (type Madelin). La date limite de dépôt de la DSI est le 19 mai 2015 en version papier et le 9 juin 2015 pour une déclaration transmise en ligne sur le site www.netentreprises.fr

2) La déclaration CNBF

Une déclaration est à retourner chaque année en version originale à la CNBF. Il convient de reporter manuellement le résultat net dans la case bénéfice ou déficit ainsi que les cotisations facultatives dans les emplacements prévus à cet effet.

3) La déclaration Ordinale

Vous allez recevoir une déclaration en version papier. Pour les avocats imposés suivant le régime des bénéfices non commerciaux, il vous suffira de cocher la case correspondant à la fourchette du revenu professionnel servant de base à l’impôt sur le revenu. Il est également possible d’effectuer cette déclaration en ligne sur www.avocatparis.org rubrique e)services puis e)cotisations.
La déclaration de cessation d’activité ou de modification

Si vous envisagez de modifier votre activité, de changer de cabinet, ou même de déménager, vous devez le signaler à l’Urssaf par le biais d’un formulaire de modification P2PL (cerfa N° 11931*02) qui est disponible en ligne sur le site www.vosdroits.service-public.fr Dans l’hypothèse où vous souhaitez arrêter votre activité d’avocat libéral, il conviendra de remplir le formulaire P4PL (cerfa  N° 11932*02) relatif à la cessation d’activité. Il est important de savoir que les cotisations sont appelées sur une base provisoire forfaitaire les deux premières années d’activité qui sera régularisée après le dépôt de votre déclaration sociale des indépendants l’année qui suit. Il faut donc anticiper et provisionner cette régularisation en laissant chaque mois une partie de votre rétrocession d’honoraires sur votre compte professionnel afin de ne pas vous retrouvez dans une situation délicate.

Pour conclure, nous vous conseillons de bien respecter les échéanciers de paiement fixés par les différentes administrations car vous risquez de vous voir appliquer des majorations, qui ne seront  pas déductibles de votre résultat imposable.

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